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¿Qué es?

Agencia, es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad dentro o fuera del domicilio principal, para el desarrollo de los negocios sociales, cuyo administrador carece de facultades para representar legalmente a la sociedad.

No es lo mismo la Agencia como establecimiento de comercio de una sociedad, al contrato de agencia suscrito entre dos comerciantes.

Matrícula Agencia

La agencia debe matricularse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura en la Cámara de Comercio con jurisdicción donde va a desarrollar su actividad.

Trámites para registrar la Agencia

  • Verificar que no exista registrado un nombre igual al que va a utilizar la agencia.
  • Allegar copia auténtica del documento donde conste la decisión de apertura de la agencia (acta, escritura, documento privado et.) que debe provenir del órgano social competente, sea éste la junta de socios, la asamblea de accionistas o junta directiva, de acuerdo con los estatutos sociales. El acta debe estar autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal o autenticada ante notario público.
  • Si la decisión proviene del representante legal de la sociedad, en ejercicio de sus facultades, solamente se debe presentar el formulario de matrícula mercantil firmado por él mismo.
  • En el mismo documento puede constar el nombramiento del administrador y las facultades asignadas. Debe indicarse el nombre, apellidos e identificación y la aceptación al cargo.
  • Hacer entrega de certificación de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal.
  • Diligenciar Formulario Único Empresarial y Social (RUES).
  • Certificado de existencia y representación legal del domicilio principal de la sociedad.
  • Acreditar el pago de impuesto de registro.
  • Cancelar el valor de los derechos por inscripción por el acto que decretó la apertura de la agencia.
  • Cancele el valor de los derechos por la matrícula mercantil de la agencia, los cuales liquidará el cajero, con base en el activo que declare en el formulario de la agencia.

Importancia de matricular y registrar la agencia

  • Matricular la agencia e inscribir sus documentos es cumplir con un deber legal y para hacer oponible a terceros la existencia del establecimiento.
    Es decir, que si la empresa no matrícula e inscribe los documentos de la agencia que está creando, no existe para los terceros.
  • Facilita la prueba de su propiedad y los nombramientos de los administradores.
  • Facilita contactos directos con proveedores y clientes.
  • Evita que otras sociedades y establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.

Renovación matrícula mercantil de las Agencias

La matrícula debe renovarse entre los tres primeros meses de cada año para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Para renovar debe presentar el Formulario Único Empresarial y Social (RUES) ante la Cámara de comercio y cancelar los respectivos derechos.

Cancelación de la Agencia

Existen dos eventos para la cancelación y cierre de una sucursal:

  • Cuando la decisión de cerrar proviene del representante legal de la sociedad, en ejercicio de sus facultades, éste presentará un escrito, acreditando por medio del certificado de existencia de la principal, las facultades para realizar este trámite.
  • Cuando por orden del órgano social competente se determina el cierre de la misma. En este evento, se debe remitir copia auténtica del acta de la junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva en la que conste la decisión de cerrar la sucursal. El acta debe estar autorizada con la firma del presidente y el secretario de la reunión ó con presentación personal ante Juez ó notario.

Nota:

Recuerde que para realizar la cancelación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

¿Qué es?

Son obras impresas, con una serie de hojas de papel, unidas por un lado (es decir, encuadernadas) y protegidas con tapas, también llamadas cubiertas.
El Código del Comercio señala:”cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.
A partir de la expedición del decreto 019 de 2012 las Cámaras de comercio no cuenta con la facultad para inscribir libros de contabilidad y de junta directiva.
Los administradores son responsables por la omisión del registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligación les fue exigible.
No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto antitrámites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su impresión, el administrador dejara constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad en archivos electrónicos.
Como las Cámaras de Comercio a partir del 10 de enero de 2012 no tienen la facultad de inscribir los libros de contabilidad y las actas de junta directiva, naturalmente las empresas que venían operando con anterioridad a esta ley y que aún no habían registrado los libros de contabilidad queda en responsabilidad del administrador la omisión de dicha obligación.
Diferente es cuando el comerciante tenía los libros registrados pero para su impresión fueron insuficientes las hojas por lo que según la circular externa se puede dejar constancia y tenerlos en archivos electrónicos.
Solo se seguirán registrando en la Cámara de comercio los siguientes libros mencionados en el decreto 0019 del 10 de enero de 2012 articulo 175.

  • Registro de Socios
  • Registro de Accionistas
  • Actas de Asamblea
  • Actas de Juntas de Socios

Se debe tener claro que el no registro de los libros de contabilidad y actas de junta directiva no implica que los comerciantes ó empresarios no los deban llevar; esta información se debe llevar pero en forma electrónica.

Registro de libros

Presentar solicitud escrita firmada por el representante legal, solicitando la inscripción de los libros que va a registrar, la cual debe contener los siguientes datos:

  • Fecha de la solicitud
  • Nombre del representante legal
  • Nombre del libro
  • Código del libro (opcional: si lo tiene)
  • Firma del representante legal
  • Número de hojas útiles de cada libro

¿Cómo se presentan los libros?

  • Los libros deben presentarse completamente en blanco.
  • Las hojas deben estar numeradas en forma continua y sucesiva.
  • Rotulados, el rotulo debe indicar el nombre de la empresa, el número del
    Nit y destino del libro.

¿Qué es?

Las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) son personas jurídicas, capaces de ejercer derechos judiciales y extrajudiciales, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados en virtud del derecho constitucional de asociación o por la libertad de disposición de los bienes de los particulares, para la realización de fines altruistas o de beneficio comunitario, de lo que se infiere que la ausencia de lucro es una de las características fundamentales, lo cual significa, que no existe reparto de utilidades o remanentes generados en el desarrollo de sus objetivos, ni es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad.

No es lo mismo la Agencia como establecimiento de comercio de una sociedad, al contrato de agencia suscrito entre dos comerciantes.

Constitución de ESAL

Se puede constituir mediante los siguientes documentos:

Por acta de constitución junto con los estatutos:

Los asociados pueden realizar una reunión donde se decide crear o reconstituir la ESAL. Se elaborará un acta denominada “acta de la asamblea de constitución”, que debe contener los estatutos que van a regir el ente, o los mismos pueden adjuntarse en documento anexo. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante notario, o con presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio al momento de radicar el documento.

Por documento Privado.

Asociados o fundadores o sus apoderados, anexando el poder correspondiente, pueden optar por crear la entidad mediante documento privado, que debe contener los estatutos, con los requisitos que más adelante se señalan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, o realizar la diligencia de presentación personal ante juez o ante el secretario la Cámara de Comercio, al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes.

Por escritura pública:

La entidad se puede constituir por escritura pública ante una Notaría. A ella deben comparecer todos los asociados o fundadores, en forma personal o mediante apoderado, anexando el poder correspondiente, a suscribir el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante señalan. La entidad sin ánimo de lucro utilizará esta formalidad siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble. Es importante tener en cuenta que el nombre de los asociados debe coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o de la escritura pública donde se haga referencia a ellos.

Requisitos del documento de constitución de las ESAL

Los requisitos que debe contener en el documento de constitución, sea acta de constitución, documento privado ó escritura pública, son los siguientes de acuerdo con la Ley: Que se allegue un documento privado reconocido o escritura pública que contenga como mínimo los requisitos relacionados a continuación. El acta de constitución se puede considerar un documento privado reconocido, siempre que contenga la totalidad de los elementos aquí señalados.

  • El nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.
  • Nombre de la ESAL.
  • Clase de persona jurídica.
  • Domicilio.
  • Objeto.
  • Nombramiento Representación legal (presidentes, vicepresidentes, gerente, director y sus suplentes).
  • La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
  • La forma o medio para citar a los asociados o integrantes de los órganos de administración (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, llamada telefónica, etc.).
  • Con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
  • Persona y órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias tanto de asambleas como de los demás órganos de administración.
  • Quórum: Tanto deliberatorio y decisorio en reuniones de Asambleas, Consejos y Juntas Directivas.
  • La duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 10 años (Para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).
  • Realizar los Nombramientos de: Órganos de administración (asamblea de asociados, juntas directiva, consejo de administración, juntas de vigilancia, comité de control social) y Representación legal (presidentes, vicepresidentes, gerente, director y sus Suplentes si los hay).

Le recomendamos incluir, si es el del caso las siguientes cláusulas:

  • Las facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo esta previsto en la ley o en los estatutos. (Las fundaciones, algunas cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal).
  • Cláusula compromisoria. La cláusula compromisoria le permite solucionar conflictos eventuales entre asociados a través del arbitraje; mecanismo por medio del cual las partes involucradas en un conflicto de carácter transigible, defieren su solución a un tribunal arbitral, el cual queda transitoriamente investido de la faculta de administrar justicia, profiriendo una decisión denominada laudo arbitral. Pactar la cláusula compromisoria le da acceso a una solución más rápida, económica, eficaz, reservada e idónea de sus conflictos.
  • Indicación de la entidad que tenga a su cargo la vigilancia y control.

Trámites para el registro de una entidad sin ánimo de lucro

  1. Solicitud de estudio de Nombre Comercial, Aprobado ante Cámara de Comercio.
  2. Acta de Constitución (voluntad de constituir la entidad sin ánimo de lucro, aprobación del contenido de los estatutos, nombramiento dignatarios de junta directiva Directiva).
    Nota: si es Fundación se debe realizar el nombramiento de Revisor Fiscal, anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la Vigencia de la misma).
  3. Estatutos.
  4. Lista de asociados (nombres completos, número de cédula y firma).
  5. Cartas de Aceptación de los Cargos Nombrados.
  6. Fotocopia de Recibo del Pago Impuesto Departamental (Tesorería – Gobernación).
  7. Fotocopia y Original de un recibo de servicios Públicos (agua, luz o teléfono).
  8. Fotocopia PRE–RUT expedido por la DIAN. (www.dian.gov.co). – tenga en cuenta que la dirección que usted reporte ante la DIAN debe coincidir con la que diligencia en el formulario de inscripción ante la Cámara de Comercio y con la que reporte por medio del recibo de servicios públicos.
  9. Diligenciar Formulario Único Empresarial y Social (RUES) expedido por la Cámara de Comercio.
  10. Realizar reconocimiento de firmas ante Juez o Notario o Presentación Personal ante Cámara de Comercio del presidente o secretario de la asamblea Constitutiva.
  11. Presentar Balance Inicial anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la Vigencia de la misma.
  12. Pago de derechos liquidados por el cajero ante Cámara de Comercio.

Importancia de Registrar la ESAL

  • Con el certificado expedido por la Cámara se acreditan la existencia de la entidad y los nombres de los administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.).
  • La inscripción es una fuente de información a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la entidad, como actividad económica y patrimonio.
  • Evita que otras entidades con el mismo nombre puedan inscribirse en el registro de las ESALES.
  • Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.
  • Facilita la celebración de convenios o negocios con los sectores público privado.
  • Lo acredita como una entidad cumplidora de sus deberes legales.

Nota: Renueve la inscripción de su ESAL a partir del 1 de enero de 2013

La Cámara de Comercio de Casanare le informa que, según lo establecido en el artículo 166 del Decreto 019 de 2012, a partir del 1 de enero de 2013 deben renovar su inscripción las entidades Sin Ánimo de Lucro (Asociaciones, Fundaciones y Corporaciones) y Entidades Economía Solidaria (Cooperativas, Precooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones Mutuales) y todas las demás clasificadas como organizaciones sociales o cívicas, sujetas a este registro (ESAL). Con el fin de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia del mismo, usted debe realizar la inscripción o renovación de la ESAL a la que representa utilizando el nuevo Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), el cual integrará la información de todos los registros públicos.

Documentos para realizar la Renovación de su ESAL

  • Debe presentar el formulario de renovación (formulario único Empresarial y Social RUES) firmado por el representante legal o propietario.
  • Presentar Balance a corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la Vigencia de la misma. (En caso contrario se debe efectuar la indagación de total de activos con el servicio de asesoría que prestamos en CCC.)

Nota: Recuerde que en los términos del artículo 36 del Código de Comercio, las Cámaras podrán solicitar al comerciante o empresario información adicional.

Documentos para realizar la liquidación de la ESAL

  1. Acta de liquidación (recuerde que la firma del presidente y secretario de la asamblea o junta debe ser original o presentar copia autentica del acta).
    1.1 Dar Cumplimiento al artículo 232 del Código de Comercio.
    1.2 En caso de existir remanentes en los activos, realizar la distribución, dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 247 del Código de Comercio.
  2. Balance General de Liquidación.
  3. Fotocopia de recibo del pago de impuesto departamental (Tesorería – Gobernación).

Realizar Pago derechos de inscripción de registro del acta de liquidación ante la cámara de comercio de Casanare ($31.000).

Nota: recuerde que para realizar la liquidación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

Las Cámaras de Comercio llevarán el registro de las Entidades de Economía Solidaria establecido en el artículo 6 de la ley 454 de 1998, en los mismos términos y con las mismas tarifas previstos para el registro mercantil.
De conformidad con el artículo 143 del Decreto 2150 de 1996, las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo, son Entidades Sin Ánimo de Lucro y se constituirán por escritura pública o documento privado.
Este documento deberá ser suscrito por todos los asociados fundadores y contener instancia acerca de la aprobación de los estatutos.
Los Trámites relacionados con este registró se llevaran conforme a la Constitución de las Entidades Sin Ánimo de Lucro de las que trata la Ley 454 de 1998, así como sus reformas, disolución, liquidación y providencias referentes a estos actos.

Nota: recuerde que para realizar la liquidación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

Cooperativa ¿Qué es?

Es una empresa asociativa sin ánimo de lucro, en la cual los trabajadores o los usuarios son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa, creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general.

Requisitos de constitución

  • Mínimo 20 asociados
  • Pagar el 25 % de los aportes iniciales.
  • 20 horas de educación cooperativa ( para fundadores)
  • Autorización de constitución y funcionamiento expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria, cuando se contemple en los estatutos sección de ahorro y crédito que se indique que tienen ahorros o depósitos en cualquier modalidad.

Clases de cooperativas

Según el desarrollo de sus actividades de dividen en:

Especializadas

Atienden una necesidad específica, correspondiente a una sola rama de actividad económica, social o cultural. Por ejemplo cooperativas de consumo, cooperativas de educación, cooperativas de trabajo asociado, etcétera.

Multiactivas

Atienden varias necesidades, mediante concurrencia de servicios en una sola entidad jurídica. Los servicios deberán ser organizados en secciones independientes, de acuerdo con las características de cada tipo especializado de cooperativa.

Integrales

Realizan dos o más actividades conexas y complementarias entre sí, producción, distribución, consumo y prestación de servicios.

Cooperativas financieras

Son cooperativas especializadas, cuya función principal consiste adelantar la actividad financiera frente o con terceros.

Cooperativas con sección de ahorro y crédito

Son cooperativas especializadas cuya función principal consiste en adelantar actividad financiera exclusivamente con sus asociados, pueden ser cooperativas Multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito.

  • Están sometidas al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria y necesitan autorización previa de constitución por parte de la misma.
  • Su constitución y sus reformas deben elevarse a escritura pública.
  • Los órganos de administración de las cooperativas con esta característica requieren la autorización para el ejercicio del cargo ante la Superintendencia de Economía Solidaria.

Precooperativas

Son grupos que bajo la orientación y el concurso de una entidad promotora se organizan para realizar actividades permitidas a las cooperativas y que, por carecer de capacidad económica, educativa, administrativa, o técnica, no estén en posibilidad inmediata de organizarse como cooperativas.

Requisitos especiales de constitución:

  • Mínimo 5 asociados.
  • 20 horas de educación cooperativa (para fundadores).
  • Debe evolucionar en 5 años hacia una cooperativa.

Asociaciones mutuales

Persona jurídicas constituidas por personas naturales, inspiradas en la solidaridad, con el objeto de brindarse ayuda recíproca frente a riesgos eventuales y satisfacer sus necesidades mediante la prestación de servicios de seguridad social.

Requisitos especiales de constitución:

  • Mínimo 25 asociados personas naturales.
  • 10 horas de educación mutual (para fundadores).

Fondos de empleados

Son empresas asociativas de trabajo constituidas por trabajadores dependientes y subordinados. Los fondos de empleados prestarán sus servicios de ahorro y crédito exclusivamente a sus asociados, los cuales se comprometen a realizar un ahorro en forma permanente.

Entidades de control y vigilancia

Todas las entidades del sector solidario se encuentran vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria, excepto las cooperativas financieras, las cuales están vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

¿Qué es?

Es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad, una empresa unipersonal ó entidad, creada en virtud de la Ley 1014 de 2006, dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad. Comúnmente a las sucursales se les llama tienda, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.
El titular de la sucursal debe presentar la solicitud de matrícula y de registro de los documentos de apertura en la Cámara de Comercio con jurisdicción donde va a desarrollar su actividad.
Si la sucursal está localizada en Yopal o en los municipios de competencia de la Cámara de Comercio de Casanare, se matriculará en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Casanare, o a través del servicio RUES en cualquier Cámara de Comercio del país.

Matrícula de una Sucursal

La matrícula de la sucursal se debe efectuar en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar sus actividades, dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.

Registro ó cierre de una Sucursal

  • Verificar que no exista registrado un nombre igual al que va a utilizar la sucursal.
  • Copia auténtica del acta en el cual conste la decisión de órgano competente de ordenó la apertura o el cierre. Si se presenta solo la comunicación del representante legal, de acuerdo a sus facultades, es necesario que allegue el documento donde decide la apertura de la sucursal debidamente reconocida ante notario o con presentación personal ante el juez o ante la Cámara de Comercio.
  • El nombramiento del representante legal de la sucursal puede constar en el acta o documento diferente. En todo caso, es necesario la correspondiente aceptación del cargo y las facultades asignadas. En el mismo debe indicarse el nombre, apellidos e identificación.
  • Cuando en los estatutos no se determina las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal.
  • Copia auténtica de la escritura de constitución y de las reformas, en caso de que la sociedad abra la sucursal fuera de su domicilio principal.
  • Copia de las actas de nombramientos de los administradores de la compañía, llámense gerente, junta directiva o revisor fiscal.
  • Certificado de existencia y representación legal del domicilio principal de la sociedad.
  • Diligenciar Formulario Único Empresarial y Social (RUES).
  • Acreditar el pago de impuesto de registro.
  • Cancele el valor de los derechos por inscripción por el documento que decretó la apertura de la sucursal, el documento de constitución y las reformas, según el caso.
  • Cancele el valor de los derechos por la matrícula mercantil de la sucursal, los cuales liquidará el cajero, con base en el activo que declare en el formulario de la sucursal.

Importancia de matricular y registrar una sucursal

  • Matricular e inscribir la sucursal es cumplir con un deber legal y para hacer oponible a terceros la existencia del establecimiento.
    Es decir, que si la empresa no matrícula e inscribe la sucursal que está creando, no existe para los terceros.
  • Facilita la prueba se su propiedad y los nombramientos de los administradores.
  • Facilita contactos directos con proveedores y clientes.
  • Evita que otras sociedades y establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.

SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANGERA

Es un establecimiento de comercio abierto en Colombia por una sociedad domiciliada en el exterior, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente.

Requisitos para constituir una sucursal de sociedad extranjera.

Las sociedades extrajeras que quieran emprender negocios en Colombia deberán protocolizar en una notaría, los siguientes documentos.

  • Copias auténticas del documento de fundación y estatutos de la sociedad extrajera.
  • Copia auténtica de los documentos que acreditan la existencia de la sociedad extranjera, expedidos en el país de origen por el organismo correspondiente y certificado de apostilla, o autenticados ante los funcionarios competentes en el respectivo país.
  • Copia auténtica del documento o resolución proferido por la sociedad extrajera, en la cual se acordó el establecimiento de una sucursal en Colombia, el cual debe contener:
    • Nombre la sucursal.
    • El lugar escogido como domicilio en Colombia.
    • Los negocios que se proponga desarrollar.
    • El monto del capital asignado a la sucursal.
    • La duración de los negocios en el país y las causales de terminación.
    • Facultades de los representantes legales, administradores o apoderados.
    • Nombramiento del revisor fiscal.

Nota: Si los documentos antes mencionados fueros en idioma distinto al castellano, deben protocolizarse la correspondiente traducción al español por un intérprete autorizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Renovación matrícula mercantil de sucursales y sucursal de sociedad extranjera.

La matrícula debe renovarse entre los tres primeros meses de cada año para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales.
Para renovar debe presentar el Formulario Único Empresarial y Social (RUES) ante la Cámara de comercio y cancelar los respectivos derechos.

Cancelación de la Sucursal

Existen dos eventos para la cancelación y cierre de una sucursal:

  • Cuando por orden del órgano social competente se determina el cierre de la misma. En este evento, se debe remitir copia auténtica del acta de la junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva en la que conste la decisión de cerrar la sucursal. El acta debe estar autorizada con la firma del presidente y el secretario de la reunión ó con presentación personal ante Juez ó notario.
  • Cuando la decisión de cerrar proviene del representante legal de la sociedad, en ejercicio de sus facultades, éste presentará un escrito, acreditando por medio del certificado de existencia de la principal, las facultades para realizar este trámite.

Nota:

Recuerde que para realizar la cancelación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

¿Qué es?

Como un elemento estructural en la organización empresarial, éste es definido en el código de comercio como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de varias actividades.
La matrícula del establecimiento de comercio debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que se iniciaron las actividades en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde va a desarrollar sus actividades.

  • La matrícula del establecimiento de comercio debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que se iniciaron las actividades en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde va a desarrollar sus actividades.
  • Quien no realice la matrícula de su establecimiento de comercio o no renueve oportunamente su matrícula, podrá ser requerido, multado ó suspendida su actividad comercial y puede originar hasta el cierre del mismo por parte de los funcionarios de la alcaldía municipal, sin perjuicio de las multas que puede llegar a imponer la superintendencia de industria y comercio.
  • En la Cámara de Comercio de Casanare se matrículan los establecimientos de comercio que funcionan en la jurisdicción de los 19 municipios del departamento de Casanare.

Si el propietario del establecimiento de comercio no está matriculado en otra cámara de comercio, se debe matricular como comerciante persona natural o jurídica.

Establecimientos propiamente dichos. Para la ley comercial el establecimiento de comercio está conformado por:

  1. La enseña o nombre comercial y las marcas de productos y servicios.
  2. Los derechos del empresario sobre las invenciones o creaciones industriales o artísticas, que se utilicen en las actividades del establecimiento.
  3. Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración, los créditos y los demás valores similares.
  4. El mobiliario y las instalaciones.
  5. Los contratos de arrendamiento y en caso de enajenación, el derecho al arrendamiento de los locales en que funcionan si son de propiedad del empresario; y las indemnizaciones que conforme a la ley, tenga el arrendatario.
  6. El derecho a impedir la desviación de la clientela y a la protección de la fama comercial.

Los derechos y obligaciones mercantiles derivados de las actividades propias del establecimiento, siempre que no provengan de contratos celebrados exclusivamente en consideración al titular de dichos establecimientos.

Trámites para realizar la Matrícula del establecimiento de comercio

  1. Control de homonimia o solicitud de estudio de Nombre Comercial, Aprobado ante Cámara de Comercio.
  2. Diligenciar la Carátula anexa del Formulario de inscripción.
  3. Indicar correctamente los datos solicitados en el formulario. No se admiten enmendaduras ni tachones. Favor lea detenidamente las instrucciones que se encuentran al respaldo del cada formulario.
  4. Presentar la correspondiente cédula de ciudadanía ó el respectivo documento de identificación.
  5. Cancelar los derechos de matrícula de acuerdo a los activos.

Nota: La matrícula es personal, salvo que se otorgue poder especial a un tercero, por lo que el solicitante o futuro matriculado se debe presentar en el momento de la inscripción.
El apoderado además, debe presentar y anexar el poder debidamente otorgado ante notario o juez.

Renovación matrícula establecimiento de comercio

  • Dentro den los meses de enero a 31 de marzo de cada año, para obtener los beneficios de que ella se derivan y evitar las sanciones
    legales.
  • La renovación es la oportunidad que tiene el empresario para actualizar la información en el registro mercantil, como la nueva dirección, los nuevos activos, las nuevas actividades, etc. La información financiera debe corresponder l balance con corte al 3 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Toda renovación se debe efectuar diligenciando el formulario denominado Registro Único Empresarial y Social y cancelar los respectivos derechos.

Cancelación establecimiento de comercio

Cuando la persona Natural ó Jurídica deja de ejercer el comercio ó hace el cierre del establecimiento procede a realizar la cancelación de la matrícula del establecimiento, mediante solicitud escrita (puede utilizar el formato de cancelación, solicitándolo a uno de nuestros asesores ó consultarlo e imprimirlo a través de nuestra pagina Web en el vinculo formalización link “formatos”) con presentación personal ante juez ó notario o ante el secretario de la Cámara de Comercio de Casanare.

Nota:

Recuerde que para realizar la cancelación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

Número de personas que pueden conformar la empresa:

Una vez el futuro empresario haya identificado y definido la actividad económica a desarrollar deberá definir el número de personas involucradas en la creación de la compañía, de tal forma que tendrá dos opciones frente a tal disyuntiva.
Si el empresario ha decidido emprender su empresa o actividad económica de manera individual tendrá tres posibilidades, ejercer su actividad empresarial como persona natural comerciante debidamente registrada ante la cámara, como empresa unipersonal, o como accionista único en una sociedad por acciones simplificada.
Por el contrario, si el emprendedor ha decidido afrontar la puesta en marcha de su empresa con dos o más personas, a través de alguna de las principales formas de asociación, tendrá en tal evento la oportunidad de escoger entre alguna de las sociedades comerciales; una empresa asociativa de trabajo, o una sociedad agraria de transformación.

Desarrollo de la empresa en forma individual

Formas jurídicas en las cuales se pueden formalizar:

1. Persona natural comerciante

Art. 74 del Código Civil, “Son personas naturales todos los individuos de la especie humana cualquiera sea su edad, sexo, estirpe o condición”.
En lo que se refiere al registro mercantil persona natural es aquel individuo que actuando en su propio nombre, se ocupa de manera profesional de alguna o algunas de las actividades que la ley considera mercantiles, por ejemplo la adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos de igual forma, y la enajenación de los mismos; la intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones; el recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los prestamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés; etc.
La persona natural responderá con todo su patrimonio, tanto personal como familiar, por las obligaciones que adquiera en desarrollo de su actividad económica.
Una vez inscrita la persona natural en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Casanare sigue siendo la misma persona, solo que adquiere la condición de comerciante por desarrollar de manera profesional una actividad considerada por la ley como mercantil. La persona natural actúa por él mismo y se identifica con su número de cédula, y la DIAN le asigna un NIT el cual corresponde a su número de cédula más un dígito adicional.

2. Empresa unipersonal

La empresa unipersonal es una persona jurídica conformada con la presencia de una persona natural o jurídica la cual destina parte de sus activos a la realización de una o varias actividades de carácter empresarial.
Una vez inscrita ante la Cámara de Comercio, la empresa unipersonal surge como una persona jurídica distinta al empresario o constituyente. La empresa unipersonal requiere ser creada mediante documento privado de constitución.
El domicilio de la empresa Unipersonal es la ciudad ó el municipio donde vaya a desarrollar sus actividades. El término de duración puede ser indefinido ó definido en el tiempo (año, mes, día).
El monto del capital social de la empresa se divide en número de cuotas de igual valor nominal.
Adicionalmente, la constitución debe realizarse por escritura pública, cuando se aporten a la constitución de la empresa unipersonal activos cuya transferencia requiera esta formalidad.

3. Sociedades por Acciones Simplificadas

Las Sociedades por Acciones Simplificadas pueden constituirse por una o más personas, mediante documento privado.
En el documento de Constitución se debe indicar la razón social seguida de las palabras: sociedad por acciones simplificada o S.A.S
El término de duración puede ser indefinido.
En el objeto Social puede ir la enunciación de actividades principales ó expresarlo como cualquier actividad comercial ó civil licita.
Para este tipo de empresa el capita social es expresado en: capital autorizado, suscrito y pagado. (Se relaciona el número de acciones que posee el accionista ó accionistas constituyentes).

Desarrollo de la empresa integrada por dos o más personas

En caso que el emprendedor haya decidido ejercer su actividad económica en asocio con una o más personas, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Formas asociativas con ánimo de lucro: dentro de las más reconocidas formas asociativas con ánimo de lucro encontramos.

Sociedades comerciales

Son personas jurídicas que se constituyen por un contrato de sociedad en virtud del cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo, o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.

Las sociedades se clasifican en sociedades personales, capitalistas y de naturaleza mixta.

Las sociedades personales son aquellas en las cuales todos los socios se conocen entre sí, y tanto la sociedad como los socios responden con la totalidad de su patrimonio de forma solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, lo que le da derecho a todos los socios a administrar la sociedad ejemplo las sociedades colectivas y las en comandita simple.

Las sociedades capitalistas son aquellas sociedades en las que no se sabe quienes son los socios y éstos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales, ejemplo las sociedades anónimas, las en comandita por acciones y las sociedades por acciones simplificadas.

Las sociedades de naturaleza mixta son aquellas sociedades en las cuales todos los socios se conocen entre sí, pero solo responden por las obligaciones adquiridas por la sociedad hasta el monto de sus aportes, ejemplo las sociedades limitadas. Las clases de sociedades previstas en la normatividad jurídica a saber son la sociedad limitada, la colectiva, la en comandita simple, la anónima y la en comandita por acciones.

1. Sociedad Limitada

Se constituye mediante escritura pública ó documento privado según corresponda, entre mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes, y en algunos casos según el Código de Comercio artículos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los socios.
Los socios deben definir en la escritura pública ó documento privado el tiempo de duración de la empresa y podrán delegar la representación legal y administración en un gerente, quien se guiará por las funciones establecidas en los estatutos. El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesión, se pueden vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deberá estar seguido de la palabra “Limitada” o su abreviatura “Ltda.” que de no aclararse en los estatutos hará responsable a los asociados solidaria e ilimitadamente.

2. Sociedad Colectiva

Se constituye mediante escritura pública entre dos o más socios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente por todas las operaciones sociales. Cuando se constituye este tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa, el que deseen sus socios, quienes a su vez podrán delegar la administración de la sociedad en otras personas extrañas, pero perdiendo así la posibilidad de diligenciar o gestionar negocios.

Cada socio deberá entregar sus aportes en capital, especie o con trabajo, definiendo de ésta manera el capital social de la empresa, el cual no tiene ni un mínimo ni un máximo según la ley comercial. Es importante saber que la razón social de estas sociedades se forma con el nombre completo o solo apellido de uno de los socios, seguido de la palabra “y compañía”, “hermanos” o “e hijos”.

Esto quiere decir que no podrá ir un nombre de un extraño en la razón social.

3. Sociedad En Comandita Simple

Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y uno o más socios comanditarios o capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios solo responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa.

Solo los socios gestores podrán administrar la sociedad o delegar esta administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios capitalistas. Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital mientras los gestores aportan la administración de los capitales y el desarrollo de los negocios. Se debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o más socios colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra “y compañía” o su abreviatura “& CIA” y seguido de la abreviación “S. en C”.

4. Sociedad Anónima

Se constituye mediante escritura pública entre mínimo cinco accionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de capital respectivo que han suministrado para la sociedad. Se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y que lo hayan expresado en su documento de fundación o estatutos.

La administración de ésta sociedad se desarrolla con la asamblea general de accionistas quienes definen el revisor fiscal y la junta directiva, quien a su vez define al gerente, quien es la persona que asume la representación legal de la sociedad. El capital se representa en acciones de igual valor que son títulos negociables, todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar cuánto de esto es capital suscrito y cuánto capital pagado. Su razón social será la denominación que definan sus accionistas pero seguido de las palabras “Sociedad Anónima” o su abreviatura “S.A.”

5. Sociedad En Comandita por Acciones

Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y por lo menos 5 socios capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas solo responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa, solo los socios gestores podrán administrar la sociedad o delegar esta administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios capitalistas.

El capital se representa en acciones de igual valor, que son títulos negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los socios gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte del capital. Se debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o más socios colectivos, seguido de la palabra “y compañía” o su abreviatura “& CIA” seguido en todo caso por las palabras “Sociedad en Comandita por Acciones” o su abreviatura “SCA”.

6. La Empresa Asociativa de Trabajo

Es una organización económica productiva, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido, y algunos además aportan alguna destreza tecnológica o conocimiento necesario para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Las Empresas Asociativas de Trabajo (EAT), tienen como objetivo la producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar o la prestación de servicios individuales o conjuntos de sus miembros. Una Empresa Asociativa de Trabajo se deberá constituir por acta de constitución junto con los estatutos, por escritura pública o documento privado.

Una Empresa Asociativa debe contar como mínimo con tres asociados y máximo diez, si su objeto social consiste en la producción de bienes; por el contrario, si se trata de una empresa prestadora de servicios el número máximo será de veinte.

7. Sociedades Agrarias de Transformación

Las sociedades agrarias de transformación (SAT) son un nuevo tipo de sociedad constituida como empresas de gestión, en las cuales no se exige el riesgoso aporte del fundo o la granja del socio, solo las personas titulares de explotación agraria pueden ser socias de la SAT.

Las SAT cuentan con objeto social exclusivo, el cual deberá indicar expresamente lo siguiente, “Desarrollar actividades de poscosecha y comercialización de productos perecederos de origen agropecuario y la prestación de servicios comunes que sirvan a su finalidad”.

Dentro de sus principales operaciones las SAT se dedicarán a la compra de productos, para clasificarlos, someterlos a transformaciones si es del caso, empacarlos y venderlos al mejor postor en el mercado. Negociar y adquirir los insumos en las cantidades y calidades que les exijan sus socios y cobrarles a estos sus servicios de acuerdo con las reglamentaciones acordadas.

Podrá ser socio la persona natural y ostentar la condición de titular de explotación agraria, en calidad de propietario, poseedor, tenedor o arrendatario con un contrato de explotación no menor a cinco años.
De igual forma, podrán ser socios las personas jurídicas de carácter privado dedicadas a la comercialización de productos perecederos. En todo caso, el número de socios, como personas naturales, deberá ser superior al número de socios como personas jurídicas. El número mínimo de socios necesario para la constitución de una SAT será de tres.

¿Qué es?

Es un acuerdo de dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes cuantificables en dinero, con el fin de repartir entre si las utilidades obtenidas en la empresa o la actividad que realicen. Una vez que la sociedad se ha constituido por escritura pública, forma una persona jurídica que debe matricularse en Cámara de Comercio a más tardar el mes siguiente.

Constitución de una Sociedad

Las sociedades se constituyen por escritura pública y / o por documento privado (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, la sociedades colectivas , la sociedad en comandita simple, la sociedad en comandita por acciones, la sociedad por acciones simplificada, sociedad de transformación agraria, empresa unipersonal y empresas asociativas de trabajo), la cual debe contener la siguiente información:

  1. Nombres, apellidos, identificación, y domicilio de las personas que intervienen como socios o accionistas.
  2. Clase o tipo de sociedad que constituye.
  3. El nombre, denominación o razón social de la persona jurídica que se constituye.
  4. Domicilio principal de la sociedad (ciudad ó municipio).
  5. Objeto social. (Una enumeración clara de las actividades principales).
  6. Vigencia o término de duración de la sociedad.
  7. Representación legal y sus facultades.
  8. Capital y forma de distribución de los mismos (cuotas, acciones, aportes en las E.A.T).
  9. La forma de administrar los negocios de la sociedad, con indicación de las atribuciones.
  10. Término y forma de convocar la asamblea de accionistas o junta de socios a sesiones ordinarias y extraordinarias.
  11. La duración de la sociedad y las cláusulas de disolución.
  12. La cláusula de arbitraje, para la cual debe expresarse la siguiente redacción: Toda controversia o diferencia relativa a este documento su
    ejecución, liquidación o interpretación se resolver por un tribunal de arbitramento que se sujetar a las siguientes reglas del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio.
  13. El tribunal debe estar integrado por (números de árbitros) designados por la Cámara de Comercio.
  14. El tribunal debe decidir en derecho o en equidad:
  • El nombre de los representantes legales de la sociedad y el número de sus documentos de identidad.
  • Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos.

Trámites para la Constitución de una Sociedad

  1. Solicitud de estudio de Nombre Comercial, Aprobado ante Cámara de Comercio.
  2. Minuta de Constitución (ley 1014/2006) ó Escritura Pública de Constitución.
  3. Cartas de Aceptación de los Cargos Nombrados.
  4. Fotocopia de Recibo del Pago Impuesto Departamental (Tesorería – Gobernación).
  5. Fotocopia y Original de un recibo de servicios Públicos (agua, luz ó teléfono).
  6. Fotocopia PRE–RUT expedido por la DIAN. (www.dian.gov.co). – tenga en cuenta que la dirección que usted reporte ante la DIAN debe coincidir con la que diligencia en el formulario de inscripción ante la Cámara de Comercio y con la que reporte por medio del recibo de servicios públicos.
  7. Diligenciar Formulario Único Empresarial y Social (RUES) expedido por la Cámara de Comercio ($4.100).
  8. Realizar reconocimiento de firmas ante Juez o Notario ó Presentación Personal ante Cámara de Comercio de los socios, Accionistas o
    Empresario Constituyente.
  9. Presentar Balance Inicial anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la Vigencia de la misma.
  10. Pago de derechos liquidados por el cajero ante Cámara de Comercio.

Importancia de matricular y registrar una sociedad

  • Cumplir con un deber legal y evitarse multas y sanciones.
  • Evita que otras sociedades y establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.
  • Facilita contactos directos con proveedores y clientes.
  • Facilita la obtención de créditos en el sistema financiero.
  • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.
  • Facilita el proceso e inscripción en el registro de proponentes.
  • Participación en eventos de capacitación gratuita sobre temas que apoyen su gestión administrativa, financiera, operativa, comercial y legal.

Inscripción de actas que contienen nombramientos

Se debe Presentar copia del acta en la cual el órgano competente, hizo la designación. El acta o su extracto de acta, debe contener la siguiente
información:

  • Nombre completo de la sociedad a que pertenece
  • Órgano que se reúne y en calidad ( ordinaria ,extraordinaria)
  • Número de acta
  • Domicilio lugar y fecha de la reunión
  • Persona que efectúo la convocatoria, forma y antelación de la misma, salvo que se halle presente la totalidad de los socios o que se trate de reuniones por derechos propio
  • La lista de los asistentes con indicación de número de personas que actúan con derecho propio
  • En caso de sociedades por acciones debe el número total de de acciones que componen la sociedad y el número de acciones suscritas que se encuentran presentes o representadas en la sociedad
  • Los nombramientos efectuados y el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco.
  • Elección del presidente y secretario de la reunión.
  • Aprobación del texto del acta por parte del órgano social respectivo o la comisión designada para el efecto
  • Constancia de la firma del presidente y secretario que actuaron en la reunión cuando es copia se debe certificar por el secretarios que el acta es fiel copia tomada de su original ( cuando es copia del libro respectivo)

Para mayor agilidad se recomienda:
En la constitución de sociedades y sus respectivas reformas estatutarias es indispensable anexar al documento impreso una copia en un disco compacto ó medio magnético, con el fin de agilizar los trámites para la entrega del certificado.

Disolución de una sociedad

La disolución es el momento en el cual la sociedad suspende el desarrollo de su actividad social y entra en el proceso para terminar su operación y llegar a la liquidación.
Existen diferentes causales por las cuales la sociedad puede entrar en disolución, las cuales pueden provenir de lo pactado en los estatutos sociales, o en la ley, siendo algunas automáticas y otras declaradas por la autoridad competente.

Causales de disolución

Conforme a la legislación mercantil, la sociedad se disolverá por las causales previstas en sus estatutos o por las de cada tipo de sociedad, según el régimen especial de cada una.
La sociedad puede disolverse por las siguientes causales:

  1. Por vencimiento del término de duración:
    En este caso, la disolución de la sociedad entre los asociados y respecto de terceros se produce a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, sin necesidad de formalidades especiales. No requiere de inscripción en el registro mercantil y la cámara de comercio certificará de oficio que la sociedad se encuentra disuelta y en estado de “liquidación” (Art. 219 inciso 1º. CCo.).
    Para su inscripción, sólo se presenta para registro en la cámara el acta de liquidación, la cual no requiere de escritura pública a menos que contenga la adjudicación de bienes inmuebles cuya transferencia sí requiere de esta solemnidad.
    El acta debe estar firmada en original por el representante legal y el secretario y con la constancia de aprobación por parte de los asociados. La fecha del acta debe ser posterior a la del vencimiento del término de duración.
  2. Por voluntad de los socios o accionistas, antes de vencerse el término de duración de la sociedad:
    La decisión proveniente de decisión de los asociados se sujetará a las reglas previstas para la reforma del contrato social. (Art. 219 inciso 2º. Del Código de Comercio).
    El máximo órgano de la sociedad en reunión debe decretar la disolución anticipada y en esa misma reunión, si se considera oportuno, puede nombrarse liquidador. En caso contrario, el liquidador será el último representante legal inscrito en la Cámara.
  3. Disolución por alguna causal legal o estatutaria:
    El artículo 220 del Código de Comercio dispone que, cuando la disolución de una compañía provenga de causales distintas a las indicadas en el artículo 219, los socios deben declararla disuelta y dar cumplimiento a las formalidades exigidas para la reforma del contrato social.
    Observados los casos que no contempla el artículo 219 del Código de Comercio, conforme con lo previsto en el artículo que se invoca en primer lugar, se entiende que una de las causales que conducen a la declaratoria de disolución societaria por parte de los asociados es “la imposibilidad de desarrollar la empresa social, la terminación de la misma, o la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye su objeto”, (Artículo 218, numeral 2º. del CCo.)
    Cuando la disolución proviene de esta causa la declaratoria de la misma no implica reforma estatutaria alguna, sino que constituye el reconocimiento de un hecho o una situación ajena a la voluntad social, que no son engendrados por ella. La disolución social no tiene lugar como consecuencia de una determinación libre de la asamblea o de la junta de socios.
    Lo dicho permite afirmar que la previsión del artículo 220, inciso 1º. del Código de Comercio, en cuanto ordena que declarada la disolución de la sociedad por el acaecimiento de alguna de las causales no mencionadas en el artículo 219 ibídem, debe darse cumplimiento a las formalidades exigidas para las reformas del contrato social, alude únicamente a que dicha declaración ha de ser elevada a escritura pública.
    Los socios en asamblea o junta de socios declaran la disolución. Se recomienda en la misma reunión designar a la persona que actuará como liquidador. En caso contrario, actuará como liquidador el último representante legal inscrito en la Cámara.
    El acta donde conste la adopción de la causal de liquidación junto con un certificado de existencia y representación legal de la misma, debe elevarse a escritura pública y ésta se registrará en la cámara de comercio.
  4. Por apertura al trámite de liquidación obligatoria u orden de autoridad competente:
    Debe registrarse copia auténtica de la providencia debidamente ejecutoriada que ordenó la disolución o la apertura del trámite de liquidación obligatoria.

Registro de la Disolución de una Sociedad y observaciones

Presentar copia auténtica de la escritura pública o documento privado (acta) de disolución, en cualquiera de nuestras sedes. En el caso de la escritura pública se requiere protocolizar copia del acta de la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso, donde conste la decisión de disolver la sociedad junto con un certificado de existencia y representación legal de la misma.
Tenga en cuenta que la sociedad declarada en disolución no puede continuar desarrollando actividades, excepto las encaminadas a su liquidación.
A partir de la declaratoria de disolución, al nombre de la sociedad deberá adicionarse la expresión “en liquidación”.
Presentar carta de aceptación del liquidador indicando documento de identidad.
La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
Se deben cancelar los derechos de inscripción de la disolución, nombramiento de liquidador, más el impuesto de registro.

Liquidación de una Sociedad

Una vez inscrita el acta o la escritura pública de disolución, el liquidador debe cumplir lo ordenado en el Código de Comercio, especialmente:

Dar aviso dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que ocurrió el hecho que produjo la causal de disolución a la Oficina de Cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales, sobre las deudas fiscales a cargo de la sociedad. De lo contrario, se hace solidariamente responsable de las mismas.

  • Informar a los acreedores sociales y a terceros del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad.
  • Elaborar los inventarios y el balance final de la sociedad.
  • Pagar el pasivo externo y distribuir el remanente, si es del caso.

El proyecto de liquidación debe someterse a consideración del máximo órgano de la entidad y elaborarse un acta donde conste su aprobación.

Registro de la Liquidación de una Sociedad

Con el registro del acta que contiene la cuenta final de liquidación o con el registro de la escritura pública en que se protocoliza el acta aprobatoria de la cuenta final de liquidación.
El acta que contiene la cuenta final de liquidación debe reunir los requisitos señalados en la ley (requisitos actas) y los requisitos señalados en el Código de Comercio para la liquidación de sociedades.
El registro del acta por medio de la cual se apruebe la cuenta final de liquidación no exime al liquidador de la obligación de dar cumplimiento a las demás exigencias legales, tales como: pago de impuestos, presentación de declaración de renta final y protocolización del acta que contiene la cuenta final de liquidación y de las diligencias de inventario de bienes sociales, con la actuación judicial, en su caso.

Nota:

recuerde que para realizar la liquidación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

¿Qué es?

Es una obligación profesional del comerciante, se adquiere por el ejercicio profesional de actos de comercio.
Tiene el carácter de pública, como instrumento de información utilizable no sólo para efectos internos de las Cámaras de Comercio, sino también al servicio de los terceros, interesados en conocer los datos suministrados por medio de la matrícula.

Personas y entidades que deben matricularse:

  • Las personas naturales que realicen en forma permanente ó habitual actividades mercantiles.
  • Las sociedades comerciales y civiles.
  • Las empresas unipersonales.
  • Los establecimientos de comercio, sucursales o agencias ya sea de propiedad de personas naturales o de personas jurídicas comerciales.
  • Las sucursales de sociedades extranjeras.
  • Las empresas asociativas de trabajo.

Nota:

Recuerde que el La renovación de la Matrícula Mercantil debe efectuarse dentro de los tres primeros meses de cada año. (Artículo 33 del Código de Comercio).

PERSONA NATURAL

Trámites para realizar la Matrícula Mercantil de la Persona Natural

  1. Fotocopia de la cédula (presentar la original en el momento de la matrícula).
  2. Fotocopia y Original de un recibo de servicios Públicos (agua, luz ó teléfono).
  3. Fotocopia del R.U.T expedido por la D.I.A.N (www.dian.gov.co). – tenga en cuenta que la dirección que usted reporte ante la DIAN debe coincidir con la que diligencia en el formulario de inscripción ante la Cámara de Comercio y con la que reporte por medio del recibo de servicios públicos.
  4. Diligenciar Formulario Único Empresarial y Social (RUES) expedido por la Cámara de Comercio.
  5. Presentar Balance Inicial anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la Vigencia de la misma. (en caso contrario se debe efectuar la indagación de total de activos con el servicio de asesoría que prestamos en CCC.)
  6. Realizar el pago de derechos de matrícula liquidados por el cajero ante Cámara de Comercio.

Nota:

La matrícula es personal, salvo que se otorgue poder especial a un tercero, por lo que el solicitante o futuro matriculado se debe presentar en el momento de la inscripción.

Cancelación de la matrícula mercantil

Cuando la persona deja de ejercer el comercio procede la cancelación de su matrícula, mediante solicitud escrita reconocida ante notario o presentación personal ante juez o secretario de la entidad.
Cuando el comerciante falleció, es necesario allegar certificado de defunción.
La solicitud se presentará en cualquiera de nuestras sedes en las ventanillas de atención al público, donde se debe cancelar el valor de los derechos autorizados por la ley.

Beneficios de estar matriculado:

  • Cumplir con un deber legal y evitarse multas y sanciones.
  • Exclusividad del nombre de su establecimiento comercial a nivel nacional.
  • Facilita contactos directos con proveedores y clientes.
  • Facilita la obtención de créditos en el sistema financiero.
  • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.
  • Participación en eventos de capacitación gratuita sobre temas que apoyen su gestión administrativa, financiera, operativa, comercial y legal.

¿Qué es?

Tiene por objeto llevar la matricula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esta formalidad. Art. 26 C de C.
El Registro mercantil es público, cualquier persona puede examinar los libros y archivos y obtener copias de los actos o documentos.

PERSONAS Y ACTOS SUJETOS AL REGISTRO MERCANTIL

  1. Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades.
  2. Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante.
  3. La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a éstos la prohibición e ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades e inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante.
  4. Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio y la revocación de las mismas.
  5. Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante.
  6. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los datos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración.
  7. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.
  8. Los embargos y demandas civiles relacionadas con derechos cuya mutación está sujeta a registro mercantil.

REGLAS DEL REGISTRO MERCANTIL

El registro mercantil se debe llevar con sujeción a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios.

  1. Los actos contratos y documentos serán inscritos en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la Cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento.
  2. La matrícula de los comerciantes y las inscripciones no previstas en el ordinal anterior, se harán en la Cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada o afectada con ellos.
  3. La inscripción se hará en libros separados, según la materia en forma de extracto que da razón de lo sustancial del acto, documento o hecho que se inscriba salvo que la ley o los interesados exijan la inserción del texto completo.
  4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto a terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

Inscripción

Consiste en el Registro Mercantil de todos aquellos actos, contratos y documentos que el legislador haya revestido de tal formalidad por considerarlos de especial interés para terceros, independientemente de la calidad de comerciante de la persona que los suscriba.

Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la Cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento.

La inscripción se hará en libros separados, según la materia, en forma de extracto que d razón de lo sustancial del acto, documento o hecho que se inscriba salvo que la ley o los interesados exijan la inserción del texto completo.

La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

Al momento de ser presentados los documentos para inscripción, las cámaras los radicarán con indicación de la hora y la fecha de recepción.

La inscripción de los actos y documentos se efectuar en estricto orden cronológico, de acuerdo con la radicación de los mismos, mediante extracto de su texto en los libros respectivos.

Si en un mismo documento constan varios actos sujetos a inscripción y no procede el registro respecto de todos, las cámaras de comercio deberán efectuar la inscripción de aquellos respecto de los cuales sea viable el registro.

En el libro respectivo, y en las certificaciones correspondientes, se dejar constancia de ello.

Una vez efectuada la inscripción, el secretario insertar una constancia en el documento registrado que contendrá los siguientes datos:

  1. Cámara de comercio.
  2. Fecha de inscripción
  3. Número de inscripción y libro en el cual se efectuó.

Certificación

Las Cámaras de Comercio cumplen también una función certificadora. La función de certificar se relaciona con cualquier acto, contrato o documento registrado en la respectiva Cámara de Comercio.

La obligación de certificar no debe confundirse con la obligación de expedir copia de los documentos registrados.

Cuando la Cámara de Comercio certifica, está asumiendo funciones de seguridad, certeza y fe pública que comprometen de manera directa e
inmediata su responsabilidad, en caso de que los hechos que consten en la certificación no sean ciertos. Por el contrario, cuando la entidad se limita a expedir copia de un documento, ninguna responsabilidad le cabe por los hechos y relaciones jurídicas que puedan surgir del documento mismo, cuya veracidad recae únicamente en los suscriptores del documento.

  1. Certificado de existencia y representación legal de sociedades mercantiles.
  2. Certificado sobre matrícula mercantil y establecimientos de comercio.
  3. Certificación sobre representaciones.
  4. Certificación sobre vigencia de prendas.
  5. Certificación sobre reservas de dominio.
  6. Sobre registro de libros de comercio.

¿Qué es?

En el Registro Nacional de Turismo deben inscribirse todos los prestadores de servicios turísticos que efectúen sus operaciones en Colombia. Este registro es obligatorio para su funcionamiento y debe actualizarse anualmente.

En cuanto a este registro, anteriormente asumido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las inscripciones, actualizaciones, mutaciones y demás modificaciones de los diferentes prestadores de servicios turísticos serán administradas por las Cámaras de Comercio y deben realizarse únicamente de manera virtual a través del portal http://rnt.rue.com.co/

Tenga en cuenta que el Registro Nacional de Turismo no genera derechos de inscripción ante las Cámaras de Comercio; sin embargo, deberá realizar el pago del impuesto de registro (Artículo 226 de la Ley 223 de 1995).

Nota:

Este impuesto es de carácter departamental y se genera por cualquier inscripción que se realice en la Cámara de Comercio.

Requisitos para inscribirse en el registro nacional de turismo

  1. Ingrese al portal del registro nacional de turismo http://rnt.rue.com.co/
  2. Obtenga su usuario y contraseña a través de la opción “registrarse”
  3. Con el usuario y contraseña ingrese a la opción “Ingresar RNT “y diligencie el formulario solicitud de inscripción en la opción “mis
    establecimientos” (registrar establecimiento).
  4. Imprima el formulario de solicitud de inscripción al Registro Nacional de Turismo.
  5. Efectué el pago de impuesto de registro ante la Gobernación de Casanare.

Digitalice el comprobante de pago del impuesto de registro e ingrese con el mismo USUARIO Y CONTRASEÑA al portal del Registro Nacional de Turismo http://rnt.rue.com.co/ haga clic en la opción “Mis establecimientos registrados” y adjunte el archivo que contiene la imagen del pago del impuesto de registro. Con este paso termina la radicación de la solicitud de inscripción al Registro Nacional de Turismo.

INFORMACIÓN PARA EL PAGO DE LOS DERECHOS DE REACTIVACIÓN DEL REGISTRO NACIONAL DE TURISMO

Solicitar en el Banco de Bogotá el formato de consignación “Sistema Nacional de Recaudos Comprobante de Pago Universal Individual”

Información para el pago de los derechos Reactivación del registro Nacional de Turismo

Se debe diligenciar con la siguiente información:

  1. Nombre Convenio o Empresa Recaudadora: P.A. Fontur Multas900.649. 119-9
  2. Referencia 1: NIT del establecimiento que debe reactivar el RNT.
  3. Referencia 2: Ley 1558 de 2012
  4. Numero: cuenta de ahorros Nº 062912795 Banco de Bogotá

Nota:

La información resaltado en negrillo se debe diligenciar textualmente,

¿Qué es?

Este registro corresponde a las diferentes organizaciones que ejercen vigilancia sobre:

1- Gestión pública: Autoridades administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control.

2- Entidades públicas o privadas: Organizaciones No Gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público.

Si desea más información, consulte el artículo 1 de la Ley 850 de 2003

Trámites relacionados con este registro:

  • Constitución de la veeduría o red de veedurías.
  • Cancelación de la inscripción de la veeduría o red de veedurías.
  • Renovación anual de la inscripción de la veeduría o red de veedurías.
  • Inscripción y reconocimiento de la red de veedurías ciudadanas.
  • La inscripción de todos los actos y documentos que se prevé para las personas Jurídicas entidades sin ánimo de lucro

Procedimiento para inscripción

Las organizaciones civiles o los ciudadanos, procederán a elegir de una forma democrática a los veedores, luego elaborarán un documento o acta de constitución en la cual conste el nombre de los integrantes, documento de identidad, el objeto de la vigilancia, nivel territorial, duración y lugar de residencia.
Realice estos trámites de manera presencial en cualquiera de nuestras sedes de atención al cliente
De acuerdo con lo establecido por la Ley, el tiempo de respuesta por parte de la Cámara de Comercio para este registro es de 15 días hábiles a partir de su radicación.

¿Qué es?

  • Marco Legal: Ley 643 de 2001, Decreto 1350 de 2003 y Circular Única de la SIC.

Se encuentra incorporado dentro del Registro Mercantil como una actividad que puede desarrollar profesionalmente un comerciante persona natural o jurídica.

  • Definición Juegos de suerte y azar: Según el artículo 5º de la ley 643 de 2001 son de suerte y azar aquellos juegos en los cuales, según reglas predeterminadas por la ley y el reglamento, una persona, que actúa en calidad de jugador, realiza una apuesta o paga por el derecho a participar, a otra persona que actúa en calidad de operador, que le ofrece a cambio un premio, en dinero o en especie, el cual ganará si acierta, dados los resultados del juego, no siendo este previsible con certeza, por estar determinado por la suerte, el azar o la casualidad.

Son de suerte y azar aquellos juegos en los cuales se participa sin pagar directamente por hacerlo, y que ofrecen como premio un bien o servicio, el cual obtendrá si se acierta o si se da la condición requerida para ganar.
Exclusiones: Están excluidos del ámbito de esta ley los juegos de suerte y azar de carácter tradicional, familiar y escolar, que no sean objeto de explotación lucrativa por los jugadores o por terceros, así como las competiciones de puro pasatiempo o recreo; también están excluidos los sorteos promociónales que realicen los operadores de juegos localizados, los comerciantes o los industriales para impulsar sus ventas, las rifas para el financiamiento del cuerpo de bomberos, los juegos promocionales de las beneficencias departamentales y los sorteos de las sociedades de capitalización que solo podrán ser realizados directamente por estas entidades.

  • Registro de vendedores: Con fundamento en el artículo 55 de la ley 643 de 2001 se establece que las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de Juegos de Suerte y Azar, que deberán inscribirse en las Cámaras de Comercio del lugar y cuando éstas no existieren, por delegación de la Cámara de Comercio, la inscripción se hará en la Alcaldía de la localidad, la cual deberá reportar la correspondiente diligencia de registro.

¿Qué es?

Las Cámaras de Comercio llevarán el registro de las Entidades de Economía Solidaria establecido en el artículo 6 de la ley 454 de 1998, en los mismos términos y con las mismas tarifas previstos para el registro mercantil.
De conformidad con el artículo 143 del Decreto 2150 de 1996, las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo, son Entidades Sin Ánimo de Lucro y se constituirán por escritura pública o documento privado.
Este documento deberá ser suscrito por todos los asociados fundadores y contener instancia acerca de la aprobación de los estatutos.
Los Trámites relacionados con este registró se llevaran conforme a la Constitución de las Entidades Sin Ánimo de Lucro de las que trata la Ley 454 de 1998, así como sus reformas, disolución, liquidación y providencias referentes a estos actos.

Nota:

Recuerde que para realizar la liquidación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

Cooperativa

Es una empresa asociativa sin ánimo de lucro, en la cual los trabajadores o los usuarios son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa, creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general.

Requisitos de constitución.

  • Mínimo 20 asociados
  • Pagar el 25 % de los aportes iniciales.
  • 20 horas de educación cooperativa ( para fundadores)
  • Autorización de constitución y funcionamiento expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria, cuando se contemple en los estatutos sección de ahorro y crédito que se indique que tienen ahorros o depósitos en cualquier modalidad.

Clases de cooperativas

Según el desarrollo de sus actividades de dividen en:

Especializadas

Atienden una necesidad específica, correspondiente a una sola rama de actividad económica, social o cultural. Por ejemplo cooperativas de consumo, cooperativas de educación, cooperativas de trabajo asociado, etcétera.

Multiactivas

Atienden varias necesidades, mediante concurrencia de servicios en una sola entidad jurídica. Los servicios deberán ser organizados en secciones independientes, de acuerdo con las características de cada tipo especializado de cooperativa.

Integrales

Realizan dos o más actividades conexas y complementarias entre sí, producción, distribución, consumo y prestación de servicios.

Cooperativas financieras

Son cooperativas especializadas, cuya función principal consiste adelantar la actividad financiera frente o con terceros.

Cooperativas con sección de ahorro y crédito

Son cooperativas especializadas cuya función principal consiste en adelantar actividad financiera exclusivamente con sus asociados, pueden ser cooperativas Multiactivas o integrales con sección de ahorro  y crédito.

  • Están sometidas al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria y necesitan autorización previa de constitución por parte de la misma.
  • Su constitución y sus reformas deben elevarse a escritura pública.
  • Los órganos de administración de las cooperativas con esta característica requieren la autorización para el ejercicio del cargo ante la Superintendencia de Economía Solidaria.

Precooperativas

Son grupos que bajo la orientación y el concurso de una entidad promotora se organizan para realizar actividades permitidas a las cooperativas y que, por carecer de capacidad económica, educativa, administrativa, o técnica, no estén en posibilidad inmediata de organizarse como cooperativas.

Requisitos especiales de constitución:

  • Mínimo 5 asociados.
  • 20 horas de educación cooperativa (para fundadores).
  • Debe evolucionar en 5 años hacia una cooperativa.

Asociaciones mutuales

Persona jurídicas constituidas por personas naturales, inspiradas en la solidaridad, con el objeto de brindarse ayuda recíproca frente a riesgos eventuales y satisfacer sus necesidades mediante la prestación de servicios de seguridad social.

Requisitos de constitución:

  • Mínimo 25 asociados personas naturales.
  • 10 horas de educación mutual (para fundadores).

Entidades de control y vigilancia

Todas las entidades del sector solidario se encuentran vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria, excepto las cooperativas financieras, las cuales están vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Fondos de empleados

Son empresas asociativas de trabajo constituidas por trabajadores dependientes y subordinados. Los fondos de empleados prestarán sus servicios de ahorro y crédito exclusivamente a sus asociados, los cuales se comprometen a realizar un ahorro en forma permanente.

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