Cámara de Comercio de Casanare

Trámites

Cámara de Comercio de Casanare

¿Qué es?

Agencia, es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad dentro o fuera del domicilio principal, para el desarrollo de los negocios sociales, cuyo administrador carece de facultades para representar legalmente a la sociedad.

NOTA:

No es lo mismo la Agencia como establecimiento de comercio de una sociedad, al contrato de agencia suscrito entre dos comerciantes.

Matrícula Agencia

La agencia debe matricularse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura en la Cámara de Comercio con jurisdicción donde va a desarrollar su actividad.

  • Verificar que no exista registrado un nombre igual al que va a utilizar la agencia.
  • Allegar copia auténtica del documento donde conste la decisión de apertura de la agencia (acta, escritura, documento privado et.) que debe provenir del órgano social competente, sea éste la junta de socios, la asamblea de accionistas o junta directiva, de acuerdo con los estatutos sociales. El acta debe estar autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal o autenticada ante notario público.
  • Si la decisión proviene del representante legal de la sociedad, en ejercicio de sus facultades, solamente se debe presentar el formulario de matrícula mercantil firmado por él mismo.
  • En el mismo documento puede constar el nombramiento del administrador y las facultades asignadas. Debe indicarse el nombre, apellidos e identificación y la aceptación al cargo.
  • Hacer entrega de certificación de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal.
  • Diligenciar Formulario Único Empresarial y Social (RUES).
  • Certificado de existencia y representación legal del domicilio principal de la sociedad.
  • Acreditar el pago de impuesto de registro.
  • Cancelar el valor de los derechos por inscripción por el acto que decretó la apertura de la agencia.
  • Cancele el valor de los derechos por la matrícula mercantil de la agencia, los cuales liquidará el cajero, con base en el activo que declare en el formulario de la agencia.

  • Matricular la agencia e inscribir sus documentos es cumplir con un deber legal y para hacer oponible a terceros la existencia del establecimiento.
    Es decir, que si la empresa no matrícula e inscribe los documentos de la agencia que está creando, no existe para los terceros.
  • Facilita la prueba de su propiedad y los nombramientos de los administradores.
  • Facilita contactos directos con proveedores y clientes.
  • Evita que otras sociedades y establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.

Renovación matrícula mercantil de las Agencias

La matrícula debe renovarse entre los tres primeros meses de cada año para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Para renovar debe presentar el Formulario Único Empresarial y Social (RUES) ante la Cámara de comercio y cancelar los respectivos derechos.

Cancelación de Agencia

Existen dos eventos para la cancelación y cierre de una sucursal:

  • Cuando la decisión de cerrar proviene del representante legal de la sociedad, en ejercicio de sus facultades, éste presentará un escrito, acreditando por medio del certificado de existencia de la principal, las facultades para realizar este trámite.
  • Cuando por orden del órgano social competente se determina el cierre de la misma. En este evento, se debe remitir copia auténtica del acta de la junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva en la que conste la decisión de cerrar la sucursal. El acta debe estar autorizada con la firma del presidente y el secretario de la reunión ó con presentación personal ante Juez ó notario.

! NOTA:

Recuerde que para realizar la cancelación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.