Cámara de Comercio de Casanare

Trámites

Cámara de Comercio de Casanare

¿Qué es?

Las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) son personas jurídicas, capaces de ejercer derechos judiciales y extrajudiciales, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados en virtud del derecho constitucional de asociación o por la libertad de disposición de los bienes de los particulares, para la realización de fines altruistas o de beneficio comunitario, de lo que se infiere que la ausencia de lucro es una de las características fundamentales, lo cual significa, que no existe reparto de utilidades o remanentes generados en el desarrollo de sus objetivos, ni es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad.

NOTA:

No es lo mismo la Agencia como establecimiento de comercio de una sociedad, al contrato de agencia suscrito entre dos comerciantes.

Constitución de ESAL

  • Se puede constituir mediante los siguientes documentos:
 

Los asociados pueden realizar una reunión donde se decide crear o reconstituir la ESAL. Se elaborará un acta denominada “acta de la asamblea de constitución”, que debe contener los estatutos que van a regir el ente, o los mismos pueden adjuntarse en documento anexo. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante notario, o con presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio al momento de radicar el documento.

Asociados o fundadores o sus apoderados, anexando el poder correspondiente, pueden optar por crear la entidad mediante documento privado, que debe contener los estatutos, con los requisitos que más adelante se señalan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, o realizar la diligencia de presentación personal ante juez o ante el secretario la Cámara de Comercio, al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes.

La entidad se puede constituir por escritura pública ante una Notaría. A ella deben comparecer todos los asociados o fundadores, en forma personal o mediante apoderado, anexando el poder correspondiente, a suscribir el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante señalan. La entidad sin ánimo de lucro utilizará esta formalidad siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble. Es importante tener en cuenta que el nombre de los asociados debe coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o de la escritura pública donde se haga referencia a ellos.

Requisitos del documento de constitución de las ESAL.

Los requisitos que debe contener en el documento de constitución, sea acta de constitución, documento privado ó escritura pública, son los siguientes de acuerdo con la Ley: Que se allegue un documento privado reconocido o escritura pública que contenga como mínimo los requisitos relacionados a continuación. El acta de constitución se puede considerar un documento privado reconocido, siempre que contenga la totalidad de los elementos aquí señalados.

  • El nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.
  • Nombre de la ESAL.
  • Clase de persona jurídica.
  • Domicilio.
  • Objeto.
  • Nombramiento Representación legal (presidentes, vicepresidentes, gerente, director y sus suplentes).
  • La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
  • La forma o medio para citar a los asociados o integrantes de los órganos de administración (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, llamada telefónica, etc.).
  • Con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
  • Persona y órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias tanto de asambleas como de los demás órganos de administración.
  • Quórum: Tanto deliberatorio y decisorio en reuniones de Asambleas, Consejos y Juntas Directivas.
  • La duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 10 años (Para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).
  • Realizar los Nombramientos de: Órganos de administración (asamblea de asociados, juntas directiva, consejo de administración, juntas de vigilancia, comité de control social) y Representación legal (presidentes, vicepresidentes, gerente, director y sus Suplentes si los hay).

Le recomendamos incluir, si es el del caso las siguientes cláusulas:

  • Las facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo esta previsto en la ley o en los estatutos. (Las fundaciones, algunas cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal).
  • Cláusula compromisoria. La cláusula compromisoria le permite solucionar conflictos eventuales entre asociados a través del arbitraje; mecanismo por medio del cual las partes involucradas en un conflicto de carácter transigible, defieren su solución a un tribunal arbitral, el cual queda transitoriamente investido de la faculta de administrar justicia, profiriendo una decisión denominada laudo arbitral. Pactar la cláusula compromisoria le da acceso a una solución más rápida, económica, eficaz, reservada e idónea de sus conflictos.
  • Indicación de la entidad que tenga a su cargo la vigilancia y control.

Trámites para el registro de una entidad sin ánimo de lucro.

  1. Solicitud de estudio de Nombre Comercial, Aprobado ante Cámara de Comercio.
  2. Acta de Constitución (voluntad de constituir la entidad sin ánimo de lucro, aprobación del contenido de los estatutos, nombramiento dignatarios de junta directiva Directiva).
    Nota: si es Fundación se debe realizar el nombramiento de Revisor Fiscal, anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la Vigencia de la misma).
  3. Estatutos.
  4. Lista de asociados (nombres completos, número de cédula y firma).
  5. Cartas de Aceptación de los Cargos Nombrados.
  6. Fotocopia de Recibo del Pago Impuesto Departamental (Tesorería – Gobernación).
  7. Fotocopia y Original de un recibo de servicios Públicos (agua, luz o teléfono).
  8. Fotocopia PRE–RUT expedido por la DIAN. (www.dian.gov.co). – tenga en cuenta que la dirección que usted reporte ante la DIAN debe coincidir con la que diligencia en el formulario de inscripción ante la Cámara de Comercio y con la que reporte por medio del recibo de servicios públicos.
  9. Diligenciar Formulario Único Empresarial y Social (RUES) expedido por la Cámara de Comercio.
  10. Realizar reconocimiento de firmas ante Juez o Notario o Presentación Personal ante Cámara de Comercio del presidente o secretario de la asamblea Constitutiva.
  11. Presentar Balance Inicial anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la Vigencia de la misma.
  12. Pago de derechos liquidados por el cajero ante Cámara de Comercio.

Importancia de Registrar la ESAL

  • Con el certificado expedido por la Cámara se acreditan la existencia de la entidad y los nombres de los administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.).
  • La inscripción es una fuente de información a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la entidad, como actividad económica y patrimonio.
  • Evita que otras entidades con el mismo nombre puedan inscribirse en el registro de las ESALES.
  • Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.
  • Facilita la celebración de convenios o negocios con los sectores público privado.
  • Lo acredita como una entidad cumplidora de sus deberes legales.

!NOTA:

Renueve la inscripción de su ESAL a partir del 1 de enero de 2013

La Cámara de Comercio de Casanare le informa que, según lo establecido en el artículo 166 del Decreto 019 de 2012, a partir del 1 de enero de 2013 deben renovar su inscripción las entidades Sin Ánimo de Lucro (Asociaciones, Fundaciones y Corporaciones) y Entidades Economía Solidaria (Cooperativas, Precooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones Mutuales) y todas las demás clasificadas como organizaciones sociales o cívicas, sujetas a este registro (ESAL). Con el fin de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia del mismo, usted debe realizar la inscripción o renovación de la ESAL a la que representa utilizando el nuevo Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), el cual integrará la información de todos los registros públicos.

 Documentos para realizar la Renovación de su ESAL

  • Debe presentar el formulario de renovación (formulario único Empresarial y Social RUES) firmado por el representante legal o propietario.
  • Presentar Balance a corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la Vigencia de la misma. (En caso contrario se debe efectuar la indagación de total de activos con el servicio de asesoría que prestamos en CCC.)

Nota: Recuerde que en los términos del artículo 36 del Código de Comercio, las Cámaras podrán solicitar al comerciante o empresario información adicional.

 Documentos para realizar la liquidación de la ESAL

  1. Acta de liquidación (recuerde que la firma del presidente y secretario de la asamblea o junta debe ser original o presentar copia autentica del acta).
    1.1 Dar Cumplimiento al artículo 232 del Código de Comercio.
    1.2 En caso de existir remanentes en los activos, realizar la distribución, dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 247 del Código de Comercio.
  2. Balance General de Liquidación.
  3. Fotocopia de recibo del pago de impuesto departamental (Tesorería – Gobernación).

Realizar Pago derechos de inscripción de registro del acta de liquidación ante la cámara de comercio de Casanare ($31.000).

Nota: recuerde que para realizar la liquidación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.