CÁMARA DE COMERCIO DE CASANARE

INFORMA:

INFORMATIVO EXTERNO SIPREF

La Superintendencia de Sociedades mediante circular externa No 10-000002 numeral 1.1.12. Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF, a cargo de las cámaras de comercio, se creó para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.

El SIPREF tiene dos grandes finalidades:

1. Validar la identidad de quien presenta solicitudes ante la Cámara de Comercio de Casanare, dejar evidencia de su identificación y a su vez validar la vigencia del documento de identidad de las personas que sean nombradas para ocupar cargos sujetos a registro.

1. Implementar un sistema de alertas a través del cual se le enviará a los matriculados e inscritos un mensaje de datos, al correo electrónico y al número celular que figuren reportados en nuestros registros, informando sobre la radicación de un trámite y sobre la inscripción o la devolución del mismo.

VALIDACIÓN DE IDENTIDAD

En cuanto a la validación de identidad la circular ordena que debe hacerse de manera biométrica a través de la plataforma de la Registraduría Nacional del Estado Civil y si justificadamente  no es posible hacer la validación con estos mecanismos, se procederá a verificar  el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil disponible. Deberá dejarse evidencia de la verificación de la identidad de la persona que presenta el trámite. Es importante señalar que la contraseña no es un documento válido de identificación, por lo tanto no podremos recibir trámites cuando sean presentados con este tipo de documento.

En las solicitudes presenciales realizadas por ciudadanos colombianos (mayores de edad) en las sedes físicas de las cámaras de comercio los solicitantes podrán indicar verbalmente su número de cédula de ciudadanía, con la cual la cámara de comercio verificará la identidad del peticionario mediante el cotejo biométrico efectuado contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En caso de que la solicitud se realice de manera virtual, también se deberán utilizar mecanismos de verificación de identidad y dejar evidencia de la misma.

Para el caso de ciudadanos extranjeros, la validación de la identidad se realizará mediante la cédula de extranjería o el documento de identificación que señale Migración Colombia. La verificación de la cédula de extranjería o del referido documento se realizará en el sistema de información de Migración Colombia. Si no se tiene cédula de extranjería, se deberá exhibir el pasaporte y la cámara de comercio adjuntará al expediente una copia simple del mismo.

La Cámara de Comercio de Casanare una vez realizada la consulta con la  Registraduría, recibirá única y exclusivamente los trámites que en el certificado de consulta generado figure el estado AUTORIZADO  y/o VIGENTE y tenga los mismos datos que la cédula presentada, es decir que ante otro estado distinto o ante inconsistencias entre la cédula y la certificación de la Registraduría la cámara deberá abstener de recibir la solicitud.

Igualmente todos los nombramientos sujetos a registro que se presenten para inscripción ante la Cámara de Comercio de Casanare, requieren de validación de identidad de cada una de las personas nombradas. De esta forma todo documento de nombramiento debe contener la aceptación del mismo y debe figurar en él o en su defecto en la carta de aceptación, el número de identificación del nombrando, el tipo de documento y la fecha de expedición del documento de identificación, salvo que aporten fotocopia de la cédula de ciudadanía y en esa copia consten dichos datos. Ahora bien, el SIPREF crea dos universos en los registros públicos, el primero corresponde a los inscritos o matriculados activos y el segundo correspondiente a los inscritos o matriculados inactivos, donde los activos serán todos aquellos que hayan adelantado por lo menos un trámite, cualquiera que este sea, dentro de los últimos tres años, mientras por su parte el universo de inactivos lo conforman aquellos que no han adelantado ningún tipo de trámite dentro del mismo periodo de tiempo.

Partiendo de lo señalado anteriormente, para el caso de los inscritos o matriculados activos cualquier persona puede presentar trámites y a esa persona se le hará la validación de identidad.

Por el contrario, en el caso de los inactivos todos los trámites que se radiquen, solo pueden ser presentados por una cualquiera de las siguientes personas y a la cual se le hará la correspondiente validación de identidad:

• En las personas naturales, la solicitud la efectuará la persona natural matriculada. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido.

• En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite. Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto. En el evento en que todas las personas antes mencionadas se encuentren fallecidas, la solicitud la podrá formular el cónyuge supérstite o cualquiera de los herederos de alguno de los socios inscritos, quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio o del registro civil de nacimiento y del registro civil de defunción de todos los socios y representantes legales.

• En las sociedades por acciones, la solicitud podrá presentarse por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna, previamente inscritos en el registro al momento de la presentación del trámite, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal.

La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido. En el evento en que todas las personas antes mencionadas se encuentren fallecidas se podrá aplicar el mismo procedimiento dispuesto para las sociedades de personas.

• En las sociedades por acciones que no tengan revisor fiscal o el representante legal no se encuentre, la solicitud podrá presentarse por cualquier accionista siempre y cuando acredite por algún medio idóneo tal calidad. Si el único accionista ha fallecido y la persona jurídica no cuenta con órganos colegiados o revisor fiscal y el representante legal no se encuentra o es el mismo accionista, se podrá aplicar el procedimiento dispuesto para las sociedades de personas.

• En las entidades sin ánimo de lucro se sigue el mismo procedimiento de las sociedades por acciones.

• Las entidades de vigilancia y control podrán hacer esta solicitud, si es del caso, y también, por orden de autoridad competente. En estos eventos no se requerirá de la presentación personal.

SISTEMA DE ALERTAS

Con relación al sistema de alertas la Cámara de Comercio de Casanare  conforme se encuentra establecido en la Circular Externa numeral 1.1.12.5 de la Superintendencia de Sociedades, en todos los casos, radicada la solicitud de renovación, inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos enviara una alerta a los titulares de la información que figura en los registros públicos para saber que se ha radicado un trámite y a su vez que ha sido inscrito o en su defecto ha sido devuelto. Este mensaje se enviara a través de mensaje de datos al correo electrónico de dirección comercial y al correo electrónico de notificación judicial y mediante el envío de un mensaje de texto al celular, según los datos reportados al registro público, se comunicará  de la presentación de la solicitud, petición o devolución y de los mecanismos con que cuenta el usuario para evitar el fraude en los registros públicos.

De esta manera se hace obligatorio diligenciar en el Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), la parte pertinente del correo electrónico y el correo electrónico de notificación judicial, tanto en los trámites de matrícula o inscripción, como en los de renovación cuando estos datos no han  sido reportados anteriormente, so pena de ser devuelto el trámite.

En el caso de matricular o renovar un establecimiento de comercio, agencia y/o sucursal con propietario inscrito en otra Cámara de Comercio distinta a la nuestra, deberá diligenciarse de manera obligatoria el correo electrónico y correo electrónico de notificación judicial.

Si el titular del registro es notificado de la radicación de un trámite ante la Cámara de Comercio de Casanare y aquel evidencia que es un documento que carece de validez o es fraudulento, podrá solicitar el desistimiento del registro, siempre que el documento no haya sido registrado por nosotros y así procederemos a hacer la devolución correspondiente. El desistimiento del trámite debe hacerse de manera presencial y con la presentación personal del titular del registro.

Si el documento ya ha sido registrado por la Cámara de Comercio, no podrá acudirse al desistimiento del trámite y el titular del registro deberá dentro de los diez días siguientes a la inscripción hacer uso del recurso de reposición ante nosotros mismos y del recurso de apelación ante la Superintendencia de Sociedades, sin perjuicio de iniciar las acciones judiciales cuando el documento deviene de conductas ilícitas.

• Actuaciones que podrán adelantar los interesados.

Actuaciones que podrán adelantar los interesados. Cuando el titular del registro en el trámite de inscripción tenga una oposición frente a la solicitud de registro, podrá hacer uso de los mecanismos que le otorga el SIPREF y las normas vigentes que rigen la materia. En todo caso, las cámaras de comercio siempre deberán resolver las solicitudes de oposición antes de realizar la inscripción correspondiente, para concederlas en el supuesto que cumplan con los requisitos pertinentes o para negarlas en el caso contrario, como se explica a continuación.

Se podrá presentar oposición a la solicitud de registro, antes de que se efectúe la inscripción y únicamente en los dos siguientes casos:

• La persona que aparece firmando la petición de modificación de información o el acta o documento del cual se solicita su registro, manifiesta no haberlo suscrito.

En este evento, si quien aparece firmando manifiesta no haber suscrito el documento, deberá comunicarlo verbalmente o por escrito a la cámara de comercio antes de efectuarse la inscripción y concurrir personalmente dentro del día hábil siguiente, para efectos de poder validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica a través del sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil. En este caso, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada y comunicará a los usuarios.

• El titular de la información advierte que el acto o documento presentado para inscripción no es de su procedencia por corresponder a un tercero ajeno a la entidad. En este caso, la oposición podrá realizarse verbalmente o por escrito y se deberá adjuntar la respectiva denuncia penal. Cuando no es posible adjuntar la denuncia penal al escrito de oposición, el opositor tendrá el término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir del momento que ejerció la oposición, para aportarla.

Si el titular de la información no allega la denuncia penal dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir del momento en que ejerció la oposición, la cámara de comercio continuará con la actuación e informará al opositor que se venció el término y que por ello continuará con el estudio del documento.

Presentada la denuncia penal oportunamente o verificada la identidad del opositor que manifiesta no haber suscrito el documento, la cámara de comercio deberá evaluar que el motivo de la oposición se ajuste a alguna de las dos causales señaladas y, conforme a las mismas, adoptar la decisión de aceptar o no la oposición, en un término máximo de cinco (5) días hábiles.

Si se acepta la oposición, deberá notificar la decisión al opositor y a quien solicitó la inscripción, contra la cual proceden los recursos de reposición y/o apelación al tratarse de un acto de abstención. Si se niega la oposición, se comunicará la decisión al opositor, así como sus motivos y se continuará con el trámite. Contra dicha decisión no procede ningún recurso, toda vez que, si el opositor no está de acuerdo con el registro, podrá interponer los recursos de reposición y/o apelación contra el acto administrativo de inscripción.

Si alguna persona tiene otro tipo de reparo en relación con el documento que se radicó para que modifique el registro diferente a las dos causales indicadas, esto deberá debatirse utilizando los medios que le otorga la normativa vigente. Pueden mencionarse, a manera de ejemplo, los recursos administrativos, las denuncias penales por posibles delitos y las demandas de impugnación de actas ante los jueces de la República y/o autoridades competentes.